Kanban é uma metodologia de controle e gestão de atividades por meio do sistema de cartões coloridos, que geralmente são conhecidos como post-it.

Ele também recebe o nome de gestão visual, por conta de seu sistema ser baseado no uso de cores para sinalizar as atividades.

O método é bastante simples e utiliza itens de fácil acesso, que já são bastante utilizados no dia a dia de várias empresas.

Com avanço da tecnologia, cada vez mais se torna necessários dispor de ferramentas que facilitem as relações de trabalho, incluindo também aquelas no trabalho home office ou mesmo dentro da própria empresa.

Seja qual for o caso, simplificar os processos se tornou imprescindível para que projetos e atividades sejam executados corretamente, cumprindo prazos e metas.

Dessa forma, o Kanban pode ser um excelente aliado na hora de organizar e fazer a gestão dessas atividades.

Vamos lá!

O que é o método Kanban?

A metodologia Kanban é um sistema de informação visual utilizada para gerir os processos de um projeto conforme ele progride.

O Kanban mostra o fluxo de trabalho e todo o processo em tempo real, passando por cada um dos processos definidos.

Seu objetivo é encontrar possíveis problemas que possam existir em seu processo, para que você possa buscar corrigir o quanto antes, de maneira econômica e com uma velocidade de correção maior.

Quais são suas vantagens?

Como você deve imaginar, um dos melhores benefícios dessa metodologia é o seu baixo custo. 

O Kanban se mostrou em vários aspectos ser uma ferramenta indicada para gestão, comunicação e também troca de informação entre colaboradores.

Ele permite que várias tarefas sejam executadas dentro do prazo, por meio de controles visuais e intuitivos.

Além disso, aqui estão outras vantagens:

  • Fluidez no trabalho;
  • Aumento de produtividade;
  • Eliminação de gargalos;
  • Acompanhamento de desempenho;
  • Otimização do tempo;
  • Melhor aproveitamento de recursos, etc.

E se você está se perguntando como utilizar esse sistema trabalhando home office, saiba que hoje já existem várias ferramentas online onde cada pessoa do seu time pode trabalhar da sua casa, vendo os mesmo processos em tempo real.

Você pode pesquisar no google por “kanban online”, ou pode organizar seus processos em aplicativo como o do Trello.

E ainda existe a opção de utilizar planilhas inteligentes que são desenvolvidas no excel, facilitando o uso das pessoas por ser uma ferramenta bastante conhecida.

Agora eu vou te mostrar quais os tipos de kanban que você pode utilizar trabalhando na empresa ou mesmo no home office.

Quais são os tipos de kanban?

Existem diversos tipos de aplicação dessa metodologia, aqui vou te apresentar 3 das principais delas.

  • Kanban de Produção

Esse tipo é provavelmente um dos mais básicos. 

Está presente em qualquer lugar, desde a fabricação até o desenvolvimento de softwares. 

O Kanban de produção começa com uma lista abrangente de todos os itens que precisam ser concluídos em uma data específica.

Deve ser fornecido um cartão de produção para uma área da instalação solicitando os tipos de materiais (ou tarefas) necessários. 

Cada cartão de produção sinaliza o início do sistema de produção, explicando a qualidade e a quantidade das coisas que precisam ser produzidas. 

Nessa modalidade, os murais geralmente são divididos em três seções: para fazer, fazendo e feitas. Dependendo do grau de complexidade do processo em questão, outras seções podem ser acrescentadas ao mural.

  • Kanban de Movimentação

Esse sistema é utilizado quando uma empresa produz produtos físicos ou digitais, que precisam passar por equipes diferentes para que o trabalho seja concluído.

Quando uma equipe termina uma parte do processo, a outra equipe continua.

Por conta desse propósito elas podem usar cartões para identificar e informar se uma atividade está concluída a ponto de passar para a outra.

Quando a equipe está pronta para produzir mais, ela também envia um cartão sinalizando para a equipe que está disponível e precisa de mais trabalho.

  • Express Kanban

Esse sistema de Kanban lida com situações que devem ser resolvidas imediatamente. Mas nesse caso os cartões Kanban expressos sinalizam a falta de um item específico.

As equipes podem enviar cartões de emergência se os suprimentos estiverem muito baixos e talvez até se essa produção precisar diminuir. 

Em casos extremos, os cartões de emergência podem até exigir que a produção pare completamente até que itens ou peças especificados sejam entregues. 

Nesse sistema os cartões expressos também são importantes para manter um fluxo constante do processo e garantir que não haja lentidão nem interrupção do processo.

O Kanban em tempos de crise.

Em situações adversas como essa que estamos vivendo, trabalhar dentro da sua empresa talvez não seja uma opção, ou mesmo seja necessário alternar entre as duas formas, mas seja qual for, você vai precisar de produtividade e organização.

Você pode adaptar a metodologia Kanban de acordo com as suas necessidades, se é produto físico ou digital, se a equipe está inteiramente no home office ou se vocês estão todos na empresa.

Não importa a situação, você precisa gerir bem os processos, acompanhar atividades, observar e resolver falhas, entender o fluxo e se cada etapa está sendo concluída dentro dos prazos.

A metodologia vai te ajudar. 

E se você está preocupado com a aplicação desse trabalho em equipes mistas, parte trabalhando remota e parte trabalhando presencial.

Saiba que como eu mencionei antes, existem diversos softwares que já incorporaram a metodologia para que você possa trabalhar com os famosos cartões de forma mais visual e moderna, mais conhecidos como post-it.

Conclusão.

Obviamente você vai precisar definir qual sistema funciona melhor dentro do seu negócio e também vai precisar fazer adaptações de acordo com as suas necessidades.

Nós indicamos que você vá fazendo alterações graduais e observe se tem funcionado e gerado resultado.

Veja o fluxo e observe atentamente o que acontece.

Afinal, um dos principais objetivos desse sistema é que você possa melhorar o seu fluxo de trabalho e introduzir alterações para otimizar tempo e produtividade, ao mesmo tempo que diminui erros.

Se você quer automatizar o seus sistema Kanban de maneira profissional veja o que preparamos para você.

Template Kanban para Excel.

Nosso modelo de automatização Kanban para Excel mantém seus projetos indo de “tarefas pendentes” para tarefas concluídos.

Use essa ferramenta de gerenciamento de projetos para visualizar o andamento dos seus projetos, maximizar a eficiência e se comunicar melhor com seu time.

Esse modelo foi projetado para que você possa obter o máximo de impacto na sua organização de dados por meio de cores que utilizamos.

Abandone as pilhas de post-its e experimente hoje o nosso quadro Kanban!

Principais características:

  • Painel moderno com visual limpo: cartões por status, cartões por prioridades. Cartões por membros da equipe/status e cartões por membro da equipe/prioridade.
  • Acompanhe seus projetos (cartões) ao longo do tempo a partir de status, como bloqueado, fazendo, feito e em espera.
  • Faça apresentações e relatórios fáceis de entender e profissionais.

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