O Excel é, sem dúvidas, a melhor ferramenta do Windows para você organizar informações quantitativas. Suas tabelas e fórmulas trazem uma visão completa da sua vida financeira, de sua empresa, do estoque, das vendas e muito mais, de acordo com sua necessidade. Seu uso pode ser muito mais simplificado quando você conhece as possibilidades de segmentação de dados. Em meio às informações, podem-se filtrar aquelas relevantes para o momento.
Para aqueles que pensam que usar a planilha é um grande quebra-cabeça, não é necessária nenhuma complexa fórmula para filtrar os dados, bastam algumas instruções simples. Desta forma, conheça 3 dicas sobre como segmentar dados no Excel.
Transformar sua planilha em tabela
Planilha é diferente de tabela. Quando você começa a inserir informações nas células está criando uma planilha. Já a tabela é toda a seleção dos dados que serão trabalhados, relevantes para o objetivo do seu uso. Portanto, primeiro é necessário criá-la. Para isso, selecione as células pertinentes ao trabalho, depois vá em INSERIR e clique em TABELAS.
Importante! Neste momento, aparecerá uma caixinha que diz onde estão os dados da tabela. Nela há uma opção para marcar a chamada “MINHA TABELA TEM CABEÇALHO”. Habilite-a. Ela é muito importante para futuras segmentações de dados, um filtro essencial.
Observe que quando você cria uma tabela, ao lado de cada nome no cabeçalho, vai aparecer uma pequena “flecha” apontando para baixo. Clique nessa “flecha” para poder filtrar, classificar ou selecionar dados específicos.
Utilizando a ferramenta de “segmentação de dados”
Selecione uma célula da tabela e ainda em INSERIR clique em SEGMENTAÇÃO DE DADOS. Desta forma, abre-se uma nova caixa com todas as categorias presentes no cabeçalho de sua tabela. Marque para exibição somente aquelas que você precisa que sejam filtradas.
Selecione um produto no segmento para filtrar os dados. No exemplo abaixo eu selecionei o “Produto A”. Para remover o filtro e exibir todos os dados da tabela, basta clicar no “X” na caixa de segmento.
Filtrando através de macro
Criar uma macro também é uma forma de filtrar dados em uma tabela no Excel, porém este é um recurso mais avançado.
A primeira etapa consiste em criar um campo onde você vai digitar o valor que você quer filtrar. Nesse exemplo, eu vou utilizar o nome do produto para filtrar os dados.
Com a tabela preenchida e tendo inserido os cabeçalhos nela, clique na guia DESENVOLVEDOR e então clique no botão GRAVAR MACRO. A partir deste momento, abrirá uma caixa. Digite no campo NOME DA MACRO a palavra “Filtrar”. Em TECLA DE ATALHO digite a letra “A” ou alguma outra que seja fácil para acessar. No espaço ARMAZENAR MACRO EM, selecione a informação “Esta pasta de trabalho”. Depois de seguir estes procedimentos clique em OK e não mexa na planilha enquanto as alterações estiverem sendo gravadas.
Isto pronto, clique em qualquer CÉLULA DA LISTA e então em DADOS, em AVANÇADO. Neste momento, é importante verificar se os dados da célula informam realmente o início e o final do intervalo, se não estiver é preciso corrigir. Clique no campo INTERVALO DE CRITÉRIOS e selecione o cabeçalho e célula onde você vai digitar o nome do produto. Clique em OK para fechar a janela do filtro avançado.
Logo após, volte em DESENVOLVEDOR e clique na informação PARAR GRAVAÇÃO.
Em INSERIR, selecione o campo de FORMAS e escolha um retângulo. Desenhe-o ao lado do campo que você criou. Uma vez desenhado, selecione-o e digite “filtrar”. Com o botão direito sobre o retângulo selecione a opção ATRIBUIR MACRO e na caixa que surgir marque a macro que tenha o nome FILTRAR.
Depois é só clicar no campo e digitar na célula o valor que deseja filtrar.
Para mostrar todos os dados novamente, basta apagar o nome do produto do campo e clicar no botão azul que criamos com o retângulo.
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