Você provavelmente algum dia já deve ter ouvido sobre o sistema Kanban para gestão de projetos, mas talvez você desconheça os principais motivos para se utilizar essa metodologia.
Kanban é uma método de controle e gestão de atividades por meio do sistema de cartões coloridos, que geralmente são conhecidos como post-it.
Com avanço da tecnologia, cada vez mais se torna necessário dispor de ferramentas que facilitem as relações de trabalho, incluindo também aquelas no trabalho home office ou mesmo dentro da própria empresa.
E o sistema Kanban possibilita que você continue acompanhando os avanços tecnológicos e hoje é bastante utilizado em planilhas do excel ajudando a otimizar sua produtividade.
Além disso, ele ainda traz outros 5 benefícios que ajudam a potencializar os resultados da suas atividades e do seu negócio.
Vamos falar mais sobre eles no decorrer desse conteúdo.
Mas antes…
Quais são os princípios que regem a metodologia Kanban?
O Kanban pode ser usado para melhorar processos e a eficiência do fluxo de trabalho sem fazer alterações na estrutura da sua equipe.
Antes de aplicar o gerenciamento de projetos utilizando o Kanban em seus negócios, é importante que primeiro você entenda os princípios fundamentais que regem essa metodologia:
- Comece com o que você está fazendo agora – o sistema não requer uma configuração específica e pode ser aplicado diretamente ao seu fluxo de trabalho atual. Isso facilita muito na hora de implementar, pois não há necessidade de alterar o processo existente.
- Esteja disposto a realizar mudanças evolutivas e incrementais – Mudanças radicais podem perturbar as equipes, interromper o fluxo e prejudicar o desempenho. O Kanban foi desenvolvido para incentivar mudanças contínuas, incrementais e evolutivas.
- Siga o processo, suas funções e suas responsabilidades – Não deve haver mudanças organizacionais desde o início. O Kanban reconhece que os processos, as funções e as responsabilidades existentes podem ter valor e valer a pena manter. Em vez disso, o Kanban incentiva mudanças incrementais para evitar resistência emocional dos membros da sua equipe.
- Incentivar atos de liderança em todos os níveis – as equipes que utilizam o Kanban devem incentivar a liderança e a tomada de decisões entre todos os membros. Se o membro da equipe com a classificação mais baixa tiver uma ideia brilhante, ela deverá ser reconhecida e adotada. Todos devem promover uma mentalidade de melhoria contínua para que a equipe alcance o desempenho ideal.
Quais projetos podem ser beneficiados com essa metodologia?
É muito provável que o Kanban seja um bom sistema de gerenciamento de projetos para sua equipe se o seu projeto atender a alguns ou a todos os seguintes critérios:
- Projetos com fluxos de trabalhos contínuos.
- Seu fluxo de trabalho funciona, mas poderia ser mais eficiente.
- Você está enfrentando atrasos na entrega do trabalho.
- Sua empresa prefere melhorar gradualmente os processos existentes, em vez de impor um novo sistema radical.
- As prioridades da sua equipe podem mudar rapidamente.
- A principal prioridade é responder às necessidades do cliente.
Como implementar o sistema Kanban?
Um dos primeiros passos para que você possa implementar o Kanban, é conseguir visualizar todo o seu fluxo de trabalho.
A maneira como as equipes fazem isso é criando um quadro Kanban em uma planilha do Excel, com colunas e cartões coloridos. Na sua forma mais básica, poderíamos dizer que existem 4 colunas:
- Lista de pendências – a lista de pendências do produto ou projeto.
- To Do – todas as tarefas que ainda não foram iniciadas.
- Em andamento – tarefas iniciadas.
- Concluído – tarefas concluídas.
Toda tarefa ocupa um cartão Kanban (que no Excel é uma célula) e é movida lateralmente pela planilha à medida que avança em cada estágio.
No caso ideal, as tarefas se movem sem problemas entre os estágios. Na realidade, existem gargalos e deficiências a fluir. Felizmente, como você já sabe, o Kanban implementa uma cultura de melhoria contínua, e esses problemas podem ser removidos gradualmente.
5 motivos para começar a utilizar o Kanban hoje.
As empresas que não conseguem obter os benefícios completos do sistema Kanban geralmente são aquelas que não souberam aplicar corretamente todas as partes dos processos da metodologia.
O método Kanban é embasado em inúmeras pesquisas e estudos que mostram o impacto positivo dessa estratégia.
Aqui estão os 5 motivos para começar a utilizar o Kanban ainda hoje!
1) Você vai ter flexibilidade para usar em diversos setores.
O sistema Kanban nada mais é do que um método de comunicação e sinalização eficiente, seja ele no Excel ou mesmo na parede do seu escritório.
Pode ser usado em vários setores, até mesmo nos industriais e é extremamente flexível na aplicação.
Isso significa que as empresas podem optar por fazer pequenos ajustes no quadro Kanban para se adequar melhor à cultura e às práticas de trabalho de sua organização.
Além disso, os sistemas Kanban são completamente compatíveis com o dimensionamento e podem se adaptar facilmente às mudanças no tamanho e extensão das operações.
2) Seu processo vai estar sempre evoluindo.
A melhoria incremental contínua é um dos principais recursos do Kanban. Todos os processos devem ser auditados continuamente quanto à qualidade e produtividade, e pequenas falhas devem ser identificadas continuamente.
O formato visual claro do Kanban no Excel, permite que os gerentes de projeto vejam como o fluxo de trabalho está progredindo e façam as alterações e melhorias necessárias.
Alcançar mais do que os padrões estabelecidos é um dos princípios fundamentais do Kanban.
3) Aprimore a produtividade e reduza seus custos.
Como o Kanban se baseia na atração ou na geração de demanda, o estoque mantido é completamente enxuto, o que resulta em economia de custos.
Além disso, o Kanban otimiza todo o processo, verificando o consumo de recursos e aumentando a produtividade.
4) Reduz o seu desperdício durante o processo.
Até a implementação original do Kanban foi focada na eliminação de desperdícios durante o processo de fabricação, e essas mesmas práticas se aplicam ao seu uso durante todo o ciclo de vida de desenvolvimento de software ou de projetos que você esteja executando.
O Kanban promove a transparência e um fluxo de trabalho ágil, permitindo que toda a equipe fique a par do progresso de tudo no projeto e, portanto, sobre o que qualquer indivíduo pode se concentrar e focar no próximo dia ou semana.
5) Torna a sua equipe mais empoderada.
Toda a equipe possui o sistema Kanban e compartilha a responsabilidade de mover o trabalho pela linha de chegada.
Dessa forma, o Kanban capacita as equipes a tomarem decisões mais ágeis que levam os projetos adiante com inovação e eficiência.
Template Kanban para Excel.
Nosso modelo de automatização Kanban para Excel mantém seus projetos indo de “tarefas pendentes” para tarefas concluídas.
Use essa ferramenta de gerenciamento de projetos para visualizar o andamento dos seus projetos, maximizar a eficiência e se comunicar melhor com seu time, esteja você no trabalho ou no home office.
Esse modelo foi projetado para que você possa obter o máximo de impacto na sua organização de dados por meio de cores que utilizamos.
Abandone as pilhas de post-its e experimente hoje o nosso quadro Kanban!
Principais características:
- Painel moderno com visual limpo: cartões por status, cartões por prioridades. Cartões por membros da equipe/status e cartões por membro da equipe/prioridade.
- Acompanhe seus projetos (cartões) ao longo do tempo a partir de status, como bloqueado, fazendo, feito e em espera.
- Faça apresentações e relatórios fáceis de entender e profissionais.
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