A Internet deu a todos a oportunidade de iniciar um negócio. Aplicativos, blogs, freelancers, assistentes virtuais, ferramentas online – as possibilidades são infinitas. Mas, se você já tem uma empresa em andamento, significa que precisa pesquisar as melhores ferramentas para organizar as suas finanças, por exemplo. Ou, pode optar por simplificar as coisas com aqueles dispositivos que você já tem ou conhece, como o Microsoft Excel.

Sim, o Excel é um programa de planilhas, mas também serve como uma ferramenta multifuncional. Você pode usá-lo para várias tarefas relacionadas aos negócios, como rastreamento e planejamento ou análises e relatórios simples. Em alguns casos, você nem precisa começar do zero. O MS Excel possui vários modelos para você começar.

Neste artigo, veremos algumas das principais tendências, benefícios e recursos de uso do Excel e quando você deve considerar usá-lo para a contabilidade do seu negócio.

Tendências de uso do Excel para finanças empresariais

Antes de nos aprofundarmos nos recursos e benefícios do Excel, é importante entender como seu uso na contabilidade de empresas mudou nos últimos anos.

As empresas menores, por exemplo, tendem a ter e usar menos dados financeiros quando comparadas às grandes companhias, e o Excel permite que essas empresas se concentrem em tarefas contábeis básicas, como planejamento e previsão de orçamento.

Benefícios do uso do Excel para finanças empresariais

Comparar conjuntos de dados: compare conjuntos de dados financeiros – como total de contas a pagar x contas a receber – para calcular o volume de fluxo de caixa em um determinado período. Você pode acompanhar os custos recorrentes para ter uma ideia mais clara de onde seu dinheiro está indo e (se aplicável) dividir os clientes em grupos com base no tamanho, local ou compra para ver quais grupos geram mais receita para o seu negócio.

Gerar relatórios personalizáveis: crie relatórios baseados em modelos (incluindo tabelas e gráficos) que podem ser reutilizados para tarefas como gerenciamento de faturas e estimativa de volumes de fluxo de caixa. Esses relatórios podem ser personalizados conforme necessário para adicionar mais pontos de dados (como várias/diferentes taxas de impostos estaduais), sem a necessidade de criar um novo modelo do zero.

Automatizar entrada de dados: as macros do Excel ajudam a automatizar tarefas repetitivas de entrada de dados financeiros (como copiar dados de fontes primárias para uma planilha do Excel). Por exemplo, você pode criar uma macro para exportar dados relacionados à fatura de um arquivo CSV e preencher o modelo de gerenciamento de fatura relevante na sua planilha do Excel.

Principais recursos do Excel usados ​​para finanças empresariais

Tabelas dinâmicas: localizadas no menu “Inserir” do Excel, elas são um formato de tabela avançado, que resume conjuntos de dados complexos com base em um intervalo de células selecionado. A partir daí, os usuários podem filtrar os dados selecionados em uma janela separada.

As tabelas dinâmicas são excelentes para resumir dados contábeis brutos e classificá-los em diferentes categorias. Digamos que você precise classificar os itinerários para o gerenciamento de despesas. Você pode usar uma tabela dinâmica para filtrar conjuntos de dados complexos e resumir as despesas por categoria.

Análise de variações hipotéticas: localizada no menu “Dados” do Excel, ajuda a prever resultados alterando os conjuntos de dados em uma fórmula. Em outras palavras, esse recurso permite que os usuários testem novos resultados modificando os dados sem remover ou alterar o conjunto de dados primário.

Ele é ideal para gerenciamento de fluxo de caixa e para o orçamento geral e processos de previsão. Permite que os usuários testem várias estimativas de orçamento em um formato gráfico (linha de tendência ou gráfico de barras) e alterem a previsão para essas estimativas com base nas modificações feitas pelo usuário nos dados do orçamento.

Folhas de previsão: esse recurso está localizado no mesmo menu da “análise hipotética” e ajuda os usuários a preverem tendências de dados com base em valores históricos. Ele antecipa tendências em um formato gráfico em vez de simplesmente alterar os valores dos dados em uma célula.

Essa ferramenta é relevante apenas se você tiver dados históricos abrangendo vários anos. Por exemplo, se você tiver dados de fluxo de caixa dos últimos anos, poderá incluir esses dados em uma tabela e usar esse recurso para criar uma nova planilha com um gráfico prevendo tendências futuras no seu volume de fluxo de caixa.

Modelos de contabilidade Excel gratuitos

O Excel vem com modelos prontos para todos os tipos de funções contábeis, como faturas, orçamento e muito mais.

Você pode obter folhas de reconciliação bancária, livros contábeis, modelos de faturamento e rastreadores de finanças pessoais diretamente da Microsoft. A partir daí, há uma série de recursos online para ajudar você a configurar seus modelos de contabilidade gratuitos do Excel, como vídeos do YouTube que orientam com vários modelos, incluindo formatação e fórmulas.

3 recomendações para usar o Excel nas finanças empresariais

A seguir, lembre-se de algumas coisas se você estiver usando (ou pensando em usar) o Excel para as finanças do seu negócio:

  1. Familiarize-se com os modelos oferecidos pela Microsoft. Pesquise modelos online para determinar se o que a Microsoft oferece atende às suas necessidades. Depois de se familiarizar com um modelo, você pode personalizá-lo com base em seus requisitos exclusivos (por exemplo, estimar seu orçamento mensal ou trimestralmente, adicionar tabelas dinâmicas, incluindo seu logotipo).
  2. Percorra o processo de criação de modelos usando recursos online. Pesquise artigos ou vídeos online que orientam você na criação e/ou no uso de um modelo do início ao fim. Isso ajudará você a entender a interface do Excel, a apresentar funções adicionais que pode querer usar e a praticar de maneira funcional antes de usar seus próprios dados.
  3. Concentre-se no aprendizado de conjuntos de dados pré-preenchidos. A prática leva à perfeição. Isso vale para o uso do Excel em qualquer tarefa financeira, como gerenciamento de fluxo de caixa. Depois de finalizar um modelo, você pode praticar usando-o com conjuntos de dados pré-preenchidos para garantir que você entenda como usá-lo antes de inserir seus próprios dados.

É muito importante verificar se a sua disponibilidade de tempo organizacional faz sentido com as dicas desse artigo. Mas, se você não quiser ou não pode “perder tempo” preenchendo planilhas e fazendo fórmulas, uma solução simples é baixar o template Complete Business Finance Management Template

Para usar, não é necessário entender de contabilidade ou ser um especialista em TI. Basta inserir seus dados nos campos apropriados e o Complete Business Finance Management Template faz todo o resto. Fácil de usar e desenvolvido para ajudar você a gerenciar melhor seus negócios.