As avaliações de desempenho, que oferecem aos empregadores a oportunidade de avaliar as contribuições de seus funcionários para a organização, são essenciais para o desenvolvimento de uma poderosa equipe de trabalho. 

No entanto, às vezes, coloca-se as avaliações de desempenho em segundo plano, geralmente devido ao tempo envolvido e às dificuldades de dar feedback aos funcionários com quem se trabalha em estreita colaboração. 

Mas os benefícios das avaliações superam esses desafios. Quando feitas como parte de um sistema que inclui um formulário de avaliação padrão, medidas de desempenho padrão, diretrizes para fornecer feedback e procedimentos disciplinares, as avaliações podem impor limites aceitáveis ​​de desempenho, promover o reconhecimento da equipe e a comunicação eficaz e motivar os indivíduos a fazerem o melhor para si e para a empresa.

Os principais objetivos de um sistema de avaliação de desempenho são: fornecer uma medida equitativa da contribuição de um funcionário para a força de trabalho, produzir documentação de avaliação precisa para proteger o funcionário e o empregador e obter um alto nível de qualidade e quantidade no trabalho produzido. 

Para criar um sistema de avaliação de desempenho na prática, siga estas cinco etapas:

  • Desenvolva um formulário de avaliação.
  • Identifique medidas de desempenho.
  • Defina diretrizes para feedback.
  • Crie procedimentos disciplinares e de rescisão.
  • Defina um cronograma de avaliação.

Também é aconselhável conferir esse sistema com um advogado para identificar possíveis problemas legais que possam ser corrigidos.

  1. Desenvolva um formulário de avaliação

As avaliações de desempenho devem ser conduzidas de forma justa, consistente e objetiva para proteger os interesses de seus funcionários e para proteger sua prática da responsabilidade legal. Uma maneira de garantir consistência é usar um formulário de avaliação padrão para cada funcionário. O formulário que você usa deve se concentrar apenas nas áreas essenciais de desempenho no trabalho. Limitar essas áreas de foco torna a avaliação mais significativa e relevante e permite que você e o funcionário resolvam os problemas mais importantes. 

Para a maioria dos cargos, as áreas de desempenho do trabalho que devem ser incluídas em um formulário são: conhecimentos e habilidades, qualidade do trabalho, quantidade de trabalho, hábitos e atitudes de trabalho. Em cada área, o avaliador deve ter uma variedade de descritores para escolher (por exemplo, “muito abaixo dos requisitos”, “atende aos requisitos”, “excede os requisitos”, “excede, em muito, os requisitos”). Dependendo da especificidade dos descritores, geralmente é importante que o avaliador também tenha espaço no formulário para fornecer o raciocínio por trás de sua classificação. 

  1. Identifique medidas de desempenho

As medidas de desempenho padrão, que permitem avaliar objetivamente o desempenho do trabalho de um funcionário, podem reduzir a quantidade de tempo e o estresse envolvidos no preenchimento do formulário. Embora o desenvolvimento dessas medidas possa ser uma das partes mais demoradas da criação de um sistema de avaliação de desempenho, é também uma das mais poderosas.

Para começar a desenvolver medidas de desempenho padrão na prática, revise as descrições do trabalho para cada posição e selecione os principais componentes do trabalho que podem ser medidos especificamente. Em seguida, trabalhe com os funcionários em cada posição para reunir dados quantitativos, examinar padrões históricos de volume e determinar medidas qualitativas que refletem a missão e os objetivos da prática. 

Dependendo do tamanho da sua prática e de quantas posições precisam de medidas padrão de desempenho, convém selecionar um comitê para desenvolvê-las. Em seguida, com a ajuda dos funcionários em cada posição, os supervisores devem mantê-los. É importante manter as descrições de cargo e as medidas de desempenho padrão o mais atual possível. Caso contrário, quando um funcionário não estiver de acordo com os padrões que você definiu, você não pode ter certeza se ele tem um problema de desempenho ou se suas expectativas em relação à posição se tornaram irrealistas com base no aumento de volume ou em uma alteração no desempenho. circunstâncias.

  1. Defina diretrizes para feedback

O feedback é o objetivo das avaliações de desempenho. Portanto, antes de implementar seu sistema de avaliação de desempenho, verifique se todos os que farão avaliações sabem que tipo de feedback dar, como dar e como obtê-lo do funcionário em troca.

Descreva as expectativas de melhoria. Quando você abordar áreas em que é necessário melhorar, descreva suas expectativas de melhoria e como você pretende ajudar o funcionário a atendê-las. Defina os limites informando ao funcionário o que é aceitável e o que não será tolerado e, assim, estabeleça um plano para monitorar o desempenho e reavaliar o funcionário.

Incentive o feedback do funcionário. Depois de discutir os resultados da avaliação com o funcionário, incentive-o a fornecer um feedback não defensivo. Pergunte se ele ou ela concorda com sua avaliação e/ou convide a dar sugestões para melhorias. 

  1. Crie procedimentos disciplinares e de rescisão

Em alguns casos, mesmo após uma avaliação completa do desempenho e uma discussão das melhorias esperadas, um funcionário continuará com um desempenho ruim. Você precisa estar preparado para lidar com essa situação, adotando procedimentos disciplinares e de rescisão bem definidos e escritos. Esses procedimentos devem descrever as ações que serão tomadas quando o desempenho se deteriorar – um aviso verbal, um aviso por escrito, se não houver melhoria ou recorrência, e finalização, se a situação não for resolvida.

Aviso verbal: Isso deve ser dado em particular, com o comportamento ou a razão da disciplina claramente declarados. Após o aviso verbal, permita que o funcionário responda, mas mantenha a troca breve.

Aviso escrito: O modo como você lida com o aviso por escrito desempenha um papel crítico no sucesso de seus procedimentos disciplinares e de rescisão. Um formulário de aviso padrão, escrito, deve incluir o seguinte:

  • Uma descrição do comportamento ou problema que inclui descobertas objetivas;
  • As ações mensuráveis ​​e as mudanças esperadas do funcionário;
  • O apoio que o empregador fornecerá para melhoria;
  • Uma descrição do que ocorrerá (por exemplo, folga não remunerada ou rescisão) e quando (por exemplo, após mais uma ocorrência ou duas) se o aviso não for atendido;
  • A assinatura do funcionário e avaliador e a data do aviso.

Terminação: Explique o motivo da rescisão, mas faça-o breve e objetivamente para evitar entrar em uma discussão que o coloca em uma posição defensiva. Valide o funcionário como pessoa, talvez dando uma inclinação positiva ao potencial do funcionário no mercado de trabalho. Por fim, pergunte se o funcionário tem alguma dúvida e ajude-o a recuperar todos os seus pertences e a deixar com a maior dignidade possível. Se você lida bem com a rescisão, é menos provável que tenha um funcionário que queira “se vingar” falando mal da comunidade ou buscando vingança legal.

  1. Defina um cronograma de avaliação

Depois de criar seu sistema de avaliação de desempenho – o formulário de avaliação, as medidas de desempenho, as diretrizes de feedback e os procedimentos disciplinares – você só precisa decidir quando realizar as avaliações de desempenho. 

Há empresas que fazem todas as avaliações de funcionários na mesma época do ano, enquanto outras as realizam dentro de 30 dias após o aniversário de emprego de cada funcionário (o último pode funcionar melhor, pois distribui o trabalho das avaliações para empregador ao longo do ano).

No entanto,  caso você decide agendar as avaliações, assegure-se de que cada avaliador cumpra consistentemente o prazo. Ignorar as avaliações em atraso dos funcionários fará com que se sintam desvalorizados e poderá prejudicar a moral e o desempenho.

Conclusão

Um sistema de avaliação de desempenho deve ser um componente essencial da sua estrutura. E ter um modelo de gerenciamento pode facilitar o seu processo de mensuração. 

Existem diversos modelos disponíveis na internet, com funções baseadas de acordo com a necessidade de cada organização. 

Uma delas é a 9 Box Grid Talent Management Template, projetada para ajudar a avaliar o nível atual e potencial de contribuição de um funcionário para a organização. Use este modelo para comunicar as realizações de sua equipe e documentar as áreas que precisam ser aprimoradas. 

Assim, você simplifica as avaliações dos funcionários e faz o backup de suas decisões de gerenciamento com bons dados.

Lembre-se: quando um modelo é implementado de maneira eficaz, garante justiça e responsabilidade, promove o crescimento e o desenvolvimento e incentiva o sentimento de orgulho nas contribuições de seus funcionários para a sua empresa.