O Kanban é um recurso para agilizar e controlar fluxos de trabalho. Através dele é possível maximizar a eficiência do projeto e melhorar a comunicação. Confira seus benefícios.

O Kanban é uma metodologia muito antiga para organizar e tornar mais ágil processos de trabalho. Atualmente existem diversas ferramentas automatizadas que possibilitam o uso ainda mais eficiente desse método. 

Pensando nisso, a Adnia desenvolveu um template automatizado de Kanban Excel. E convidamos você para conhecer melhor a história e os benefícios dessa metodologia na gestão de projetos. Confira abaixo.

 

O que é o Método Kanban?

Kanban é um método que foi criado nos anos 50 pela empresa Toyota, inicialmente para controlar os fluxos de processos na indústria. O foco dessa metodologia desde o início foi em dar mais agilidade à produção.

Atualmente o modelo é um dos mais usados em gerenciamento de projetos ágeis. O Kanban permite que a equipe divida as funcionalidades a serem desenvolvidas em partes menores. 

Dessa forma, as etapas são gerenciadas a partir de um dashboard de controle bastante simples e intuitivo.

O método original do Kanban leva em conta três fases: to do, doing e done. Separando essas fases por quadros separados é fácil monitorar as demandas.

 

Como funciona o Método Kanban?

O método Kanban é muito simples e intuitivo. Na maneira tradicional é feito através de cartões, adesivos e sinalizações de várias cores sobre um quadro exposto na empresa.

Esses cartões podem ser em papel de post-it ou plástico e passam a representar todas as ações e tarefas que foram ou que ainda serão desenvolvidas no projeto.

Por meio das cores, geralmente utiliza-se cores primárias como o verde, vermelho e amarelo, é possível identificar o status de cada tarefa. 

Esse método é muito eficaz pois facilita o trabalho do time em identificar e acompanhar o desempenho de cada processo para a tomada de decisões. 

Através desse método, é possível classificar as tarefas da seguinte forma: a executar, em andamento e finalizada.

Como todas as tarefas ficam concentradas em um quadro, é preciso que o líder ou gestor estabeleça um limite no número de cartões que serão trabalhados. 

Essa condição é interessante porque obriga toda a equipe a dedicar esforços nas tarefas que ficaram acumuladas, a fim de evitar atrasos e liberar espaço para a inclusão de novos cartões.

Vale destacar que esse é só uma das formas de uso do Kanban. No entanto, o objetivo principal desse método é visualizar informações de forma rápida e facilitada. 

Cabe ao gestor definir a configuração de cores e quadros que melhor se adapta ao status ou tipo de tarefa existente.

 

Por que aplicar o Kanban no gerenciamento de projetos?

Dentro do gerenciamento de projeto o objetivo é a conquista de resultados melhores. E, nesse sentido, o Kanban tem muito a contribuir, pois oferece:

 

Flexibilidade de planejamento

O Kanban, assim como outras metodologias ágeis, é realizado por fases que têm como objetivo concluir o desenvolvimento de uma etapa por vez.

Essa prática permite que o gerente de projetos priorize as funcionalidades que têm maior potencial de retorno para o cliente. Além disso, é possível acrescentar facilmente novas tarefas que surjam. 

 

Definição de prioridades

O método Kanban permite a definição das tarefas que são prioridade a partir da disposição dos cartões. Assim fica mais fácil verificar de maneira rápida qual a urgência de cada atividade.

Isso torna o processo mais ágil evitando um tempo de avaliação do que deve ser feito em seguida. Além disso, evita que tarefas mais importantes sejam deixadas de lado, o que comprometeria o prazo do projeto.

 

Uso simplificado

Para colocar um Kanban em prática no gerenciamento de projetos, não é preciso mais do que um quadro com boa visualização e os cartões que serão colocados por lá. Não é necessário fazer investimentos tecnológicos ou mesmo treinar os funcionários para o seu uso.

Assim, a partir da atualização correta da situação de cada tarefa, trata-se de um método muito simples e prático de ser utilizado, evitando desperdícios de tempo e de recursos.

 

Redução de custos

Dentro do projeto essa metodologia gera uma redução de custos pois diminui os desperdícios e aumenta a eficiência e a produtividade da equipe. Isso acontece pois o projeto consegue ser realizado de maneira mais rápida em menos tempo. 

 

Benefícios do Kanban Automatizado

Atualmente uma excelente maneira de usar o método é o modelo automatizado de Kanban Excel, um template premium de Excel da Adnia Solutions. Confira as vantagens de usar esse recurso:

 

Informações mais seguras

Em um kanban com quadro físico, o risco de perda de informações é muito grande. Afinal o post-it pode se perder, rasgar ou simplesmente sumir do quadro sem qualquer registro.

No template kanban da Adnia nenhuma informação será perdida, já que apenas as pessoas com determinadas permissões poderão arquivar ou excluir os cartões.

 

Comunicação assertiva 

Utilizando o modelo automatizado de Kanban Excel é possível fazer comentários nos cartões, mencionar os membros responsáveis. Dessa forma, fazendo do cartão não apenas um ponto com informação, mas sim um local para discussão da tarefa.

 

Atribuição de responsáveis

É possível atribuir responsáveis para as tarefas nos cartões possibilitando monitorar o fluxo da equipe e individual. 

Diante desses benefícios você certamente está se perguntando como utilizar essa metodologia ágil, não é mesmo? Então confira abaixo como implementar o kanban no seu projeto.

 

Como implementar o Kanban

Uma excelente solução para implementar esse recurso no seu projeto sem se preocupar com as pilhas de post-its é o modelo automatizado de Kanban Excel.

Implemente esta ferramenta de gerenciamento de projetos para visualizar o andamento dos projetos, maximizar a eficiência da sua empresa.

Além disso, esse recurso é uma Solução Adnia e conta com:

  • Um painel intuitivo com Cartões por status, Cartões por prioridade, Cartões por membros da equipe / Status, Cartões por membros da equipe / Prioridade
  • Possibilita acompanhar seus projetos (cartões) ao longo do tempo em filtros: Bloqueados, Executivos, Concluídos e Backlog
  • Torna as apresentações e os relatórios mais fáceis e mais profissionais

Para implementar o Kanban é simples, conte com a Adnia Solutions, que é referência em criar modelos e painéis inteligentes, inovadores e incrivelmente fáceis de usar baseados em Excel. Conheça todas nossa planilha automatizada de Kanban.