Você olha para a sua lista de trabalho e seu coração começa a acelerar e os nervos ficam à flor da pele. Após isso, percebe que é impossível se organizar para realizar todas as tarefas que estão colocadas para o dia e se sente muito mal com isso.

Mesmo se concentrando com uma playlist de inspiração para ser mais produtivo, acordando mais cedo e deixando o dia exclusivamente reservado para tentar diminuir a sua lista de atividades, você sabe que não será possível concluir tudo que está proposto lá.

Isso significa que faltou planejamento e que você está com um volume de trabalho muito maior do que o esperado, está sobrecarregado. Esse é um cenário muito comum na vida de muitas pessoas. 

Mas e agora? Como podemos resolver esse impasse? Como se organizar para que isso não aconteça mais?

Antes de mais nada, você pode pensar que um simples planejamento pode resolver questões como essa, mas a mente humana pode nos sabotar em determinadas situações.

Na psicologia comportamental existe o conceito de falácia do planejamento. Se trata de um viés cognitivo que explica como nós temos a tendência a subestimar o tempo que levará para concluir uma tarefa. Normalmente, achamos que iremos concluir essa tarefa em um tempo menor do que o tempo realmente necessário para que possamos terminar de fato a tarefa.

Em suma, nós somos muito ruins em compreender quanto tempo nossas atividades irão nos consumir. Todos gostamos de sermos muito produtivos e, portanto, subestimamos o tempo necessário para a realização de cada projeto ou atividade que temos pendentes.

Existem até pesquisas que comprovam esse comportamento. Para testar a veracidade da falácia do planejamento, pesquisadores conduziram um experimento em que era questionado a alguns estudantes qual seria a estimativa de tempo que eles achavam que seria necessário para realizar um projeto acadêmico.

Os estudantes, na pesquisa, tiveram que atribuir valores para um nível de confiança de 50%, 75% e 99% de que eles conseguiriam realizar a tarefa no tempo estipulado.

Vocês já sabem qual foi o resultado, não é? Na realidade, apenas 45% dos estudantes que deram 99% de chances de que realizariam a tarefa realmente a fizeram.

Então, o que podemos fazer para mudar esse cenário? Sabendo que temos a tendência a diminuir o tempo da realização das tarefas em nossa cabeça, para resolver isso, devemos definir e criar um planejamento factível e se puder, usar ferramentas digitais para controlar e gerir o tempo de forma prática e objetiva.

Como podemos nos programar e fazer nosso tempo ser produtivo e organizado?

Agora já sabemos que a grande carga de trabalho que você tem pode, em vários momentos, ser ocasionada por questões como a falácia do planejamento e desorganizações em sua rotina, mas como você pode realmente lidar com esse problema da melhor maneira?

  • Defina prioridades

Nesta etapa o foco é a redução de danos. O que está em sua lista de afazeres que realmente precisa ser feito hoje e o que não tem uma data definida para a execução? 

Desenvolva o hábito de listar suas tarefas e cortar de sua lista coisas que podem ser executadas em outro momento, volte sua atenção somente para os itens realmente importantes e tarefas que deverão estar no topo de sua lista de prioridades.

Esse hábito e essa ação de corte e eliminação das demais atividades não urgentes não só te dará um foco maior e mais claro sobre onde você deverá canalizar sua energia, como também irá retirar o risco de sabotagem de sua própria produtividade.

  • Agrupar tarefas relacionadas

Após a realização do acerto de prioridades na organização de suas tarefas e afazeres, outra dica importantíssima é o agrupamento de tarefas que possuem algo em comum. Assuntos relacionados devem ser executados juntos para maior agilidade na resolução dos problemas.

Se atividades da mesma natureza foram organizadas para serem feitas em um mesmo período, o seu tempo é poupado.

  • Delegue o que puder delegar

Nessa etapa, após a definição de prioridades e o agrupamento das tarefas urgentes para a realização, se você ainda não estiver se sentindo confortável e ainda precisar realizar cortes para que todo o fluxo de trabalho funcione, a saída pode ser a delegação de tarefas para outras pessoas.

Caso você seja gerente, superintendente ou alguém com um nível maior na hierarquia de sua empresa, essa tarefa pode ser realizada mais facilmente, mas caso contrário, peça ajuda a algum colega de trabalho e garanta que o favor será retribuído em um momento mais tranquilo.

Um outro ponto importante a ser destacado ao se delegar as tarefas é que, no momento em que você está passando as atividades para terceiros, tenha total certeza de que as informações e as diretrizes de execução estejam totalmente claras e explicadas para que não haja retrabalho. Isso só acarretará mais dores de cabeça e poderá estragar todo o seu planejamento.

  • Evite procrastinações

Como já falamos acima, não deixe que tarefas menos importantes te distraiam do foco de seu objetivo ao fim do dia. Seu objetivo sempre será a realização das tarefas mais urgentes do dia e todo resto deverá ser secundário. Então, todas as coisas que puderem te tirar do foco de entrega de resultados poderá te atrapalhar muito. O uso do celular durante o trabalho, pausas extensas para lanches e, principalmente, aquela checadinha nas redes sociais bem rapidamente podem fazer muita diferença na produtividade do dia. 

Conclusão: tente não repetir os mesmos erros novamente

Às vezes o comportamento de se atarefar demais pode ser uma constante em sua vida. O acúmulo de muitos compromissos, reuniões, relatórios, pesquisas e outras atividades de seu cotidiano podem se tornar um hábito e prejudicar definitivamente o modo como você enxerga e se porta diante do seu trabalho.

Não cometa sempre os mesmos erros, se organize, se conheça e saiba quais são os seus limites na execução de cada tarefa diária. Com isso mente, ficará muito mais fácil você conseguir cumprir com todas as suas obrigações.

Atualmente, existe a possibilidade de utilizar a tecnologia a seu favor nesse sentido. A internet e as empresas sabem que isso pode ser um real problema para algumas pessoas e oferecem ferramentas para que você consiga se planejar e organizar a sua rotina de trabalho da melhor forma possível.

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