A pergunta “como organizar as contas da minha empresa?” sempre aparece na mente dos pequenos, médios e até grandes empresários. É comum, se não houver uma boa organização e pessoas que trabalhem para que isso seja feito, que os números, despesas e receitas se percam no meio da rotina e acabem desorganizando todo o fluxo de caixa das empresas.

Neste artigo vamos dar algumas dicas de como se pode organizar as contas de uma empresa de forma fácil, simples e eficiente. A ideia básica desta publicação é ajudar os empresários a, de fato, saberem como se organizar e fugir da dica clichê de: “Tenha disciplina e seja organizado”.

 Então vamos ao que interessa?

1) Comece pelo fluxo de caixa

Sabemos que a cada quatro empresas criadas, uma delas encerra suas atividades antes de completar dois anos de vida. O que isso significa? Os motivos para que isso aconteça são os mais variados, mas uma das grandes razões está na falta de controle do fluxo de caixa das pequenas empresas.

O domínio do fluxo de caixa é essencial para empresas de qualquer segmento. A ideia central da boa utilização do fluxo de caixa é o rastreio e controle de seu dinheiro. É necessário ter a certeza da quantidade de dinheiro que entra e, principalmente, da quantidade exata que sai e qual é o destino desse dinheiro.

Além disso, o acompanhamento das receitas e das despesas sempre será a melhor maneira de compreender o que está funcionando e o que não está indo tão bem assim na empresa. Com uma análise profunda de faturamento a definição de metas, objetivos e previsões fica muito mais simples e eficiente de ser feita.

2) Compreenda a diferença entre DFC e DRE

Falando sobre o fluxo de caixa, a diferenciação bem feita dos conceitos de DFC e DRE são bem importantes quando o assunto é organização financeira das empresas.

Mas afinal, você sabe qual é a diferença?

O DFC, demonstrativo de fluxo de caixa, consiste do documento responsável por registrar e documentar as saídas e entradas de dinheiro no caixa da empresa de determinado período. Fazendo isso se pode, além compreender as exatas quantias que entram e saem, analisar o capital de giro de forma precisa.

O DRE, Demonstrativo de Resultado do Exercício, por sua vez, ao contrário do DFC, registra essas informações de forma atemporal e serve para a empresa fazer uma análise geral,  acompanhar o desempenho financeiro e analisar se seu modelo e estrutura de negócio está valendo ou não a pena.

Essas duas ferramentas e conceitos de gestão são muito importantes na organização financeira de qualquer empresa e precisam ser empregados em todas as instituições.

3) Não misture finanças pessoais com a sua empresa

Um erro bastante comum, principalmente dos pequenos empreendedores, é gerir as suas finanças pessoais com o fluxo de caixa de sua empresa. Isso torna o processo de organização muito confuso e pode ocasionar a falta de dinheiro para ambas as partes.

Por mais cômodo que isso possa parecer, é altamente recomendado que jamais se misture as finanças pessoais com as empresariais.

4) Controle de Vendas

O controle de vendas é uma das principais ferramentas de gestão dos empresários. Ele permite a ciência exata dos lucros obtidos, quais foram os produtos que foram mais vendidos, os que não venderam tão bem e quais as porcentagens de vendas a vista e a prazo. Além, é claro, da identificação e contato de cada cliente.

Podem constar no controle de vendas as seguintes informações:

  • Data da venda;
  • Cliente;
  • Produto ou serviço vendido;
  • Valor;
  • Forma de pagamento.

5) Mantenha um controle de estoque permanente

O controle do estoque também é algo muito importante em termos de organização e administração das finanças da empresa. O estoque significa dinheiro em forma de mercadoria, por isso, ele não pode ser armazenado em condições inadequadas e muito menos deve ficar parado por muito tempo.

Com o fluxo de venda em mãos, se pode analisar quais itens estão saindo mais e também é possível prever determinada demanda por certo item e, assim, conseguir junto aos fornecedores mais descontos em compras no atacado ou em grande quantidade dos produtos mais vendidos.

Controlar o estoque é, portanto, essencial para que não haja desperdícios de recursos e nem de dinheiro na gestão empresarial.

6) Utilize a tecnologia a seu favor: use ferramentas digitais para a gestão contábil

Todos os passos que falamos neste artigo podem até ser feitos manualmente, mas com toda a certeza não serão mais eficazes do que uma ferramenta digital específica para este fim. Atualmente, a imensa maioria das empresas utilizam softwares e planilhas de gestão para o controle de estoque, para o fluxo de caixa e diversas outras atividades dentro do contexto empresarial.

Planilhas com o fim de organizar as finanças de sua empresa devem ser amplamente utilizadas por todos os setores. Nós, da Adnia Solutions, oferecemos as melhores soluções para questões como essa e trabalhamos diariamente para aprimorar ainda mais nossos produtos para atender melhor nossos clientes.

O que acha de somente inserir os dados de seu negócio e desenvolver gráficos e relatórios autoexplicativos automaticamente?

É isso que o Accounts Receivable Management Template faz por você.

Não perca tempo, venha para Adnia Solutions, nós te ajudamos a organizar a gestão de sua empresa!