Toda empresa ou organização que tenha funcionários, seja ela grande, média ou até mesmo pequena necessitam ter um bom controle de pagamentos de seus funcionários.

Férias, 13º salários, os salários regulares, benefícios dos funcionários e mais contas a pagar podem virar uma confusão sem uma organização muita bem construída da vida financeira do departamento de recursos humanos de qualquer empresa.

Por isso, neste artigo, falaremos sobre maneiras de controlar esse orçamento para que ele não prejudique sua empresa ou negócio.

1) Acompanhe os indicadores de RH 

Todas as empresas necessitam de análises frequentes em seus respectivos setores para criar uma cultura de máxima produção com menores custos. Essa é a premissa de toda organização: maximizar os lucros diminuindo os custos, respeitando sempre todos os limites éticos e legais. 

Então, para que possamos chegar a esse objetivo, a análise dos KPIs – Key Performance Indicator ou, em português, indicador-chave de desempenho, são extremamente importantes para que se analise e corrija eventuais erros que possam estar acontecendo e assim aumentar  a rentabilidade do setor em questão.

Se tratando de RH, não é diferente, mas a análise se dará no âmbito dos funcionários de toda a empresa.

A análise de KPIs como:

  • Índice de satisfação dos colaboradores;
  • Tempo médio de empresa;
  • Índice de rotatividade (turnover);
  • Lucratividade por colaborador;
  • Relação horas extras e horas trabalhadas;
  • Gastos com Folha de Pagamento.

Trazem para a empresa uma completa noção de como está o andamento e a produção, o clima organizacional, a folha de pagamento e até a estima dos colaboradores em relação à organização.

Nesse sentido, financeiramente falando, o controle de todas essas informações podem significar grandes ganhos em lucratividade para qualquer empresa.

2) Demitir ou promover?

A demissão ou promoção de funcionários dentro do contexto empresarial pode trazer grandes consequências para o orçamento do departamento de RH. É muito importante que se avalie o desempenho, características de cada funcionário isoladamente para que se tome a melhor decisão, seja para a promoção ou seja para a demissão de colaboradores.

Especialistas no tema acreditam que um ranking de performance dos colaboradores pode ajudar nessa decisão:

10% acima da média) – devem receber promoção;

10% abaixo da média  – devem ser demitidos;

80% restante, dos quais 40% estão em média superior e 40% em média inferior receberão treinamentos.

3) Não cometa os erros já conhecidos

Não podemos realmente cair em velhos erros já conhecidos no meio empresarial. Normalmente, um dos pontos mais problemáticos para a gestão do orçamento do RH é realmente a folha de pagamento dos colaboradores.

Um pequeno erro nessa etapa pode ocasionar problemas muito graves para toda a estratégia de gestão do setor.

Então, questões salariais, benefícios dos funcionários e resoluções de sindicatos são pontos cruciais na gestão de qualquer orçamento em um departamento de recursos humanos. A atenção nessas questões deve ser redobrada para que não haja maiores problemas.

4) Estude redução de custos

A redução dos custos de operação, geralmente, só é bem feita após uma grande análise de conjuntura, e uma boa gestão sempre leva em consideração a redução constante dos custos de operação. Uma coisa leva à outra. 

Tendo isso em mente, na administração do departamento de RH de qualquer empresa é extremamente importante usarmos todos os recursos disponíveis para que possamos otimizar as operações e diminuirmos os custos.

O investimento em novas tecnologias normalmente é uma grande solução para essas questões. Ferramentas de controle orçamentário e de gestão de pessoas para o recrutamento inteligente são alguns exemplos de como colocar isso em prática.

Outra boa alternativa também é a troca do pagamento de horas extras dos funcionários por um banco de horas, assim, o tempo extra trabalhado são compensados em forma de folgas adicionais não onerando o caixa da empresa.

5) Faça Benchmarking

O uso da lógica de comparação já é utilizado há muitos anos no setor empresarial. Trata-se de comparar indicadores de desempenho com o concorrente e fazer uma análise profunda do que pode ser alterado em sua própria organização de acordo com o sucesso do outro.

Nesse sentido, a questão orçamentária também pode ser passível de comparação. 

Qual a quantia final da folha de pagamento dos meus concorrentes? Qual é o orçamento dos meus concorrentes para as demais despesas? Estamos no caminho certo de gestão? 

Perguntas como essas devem ser feitas constantemente para que se possa sempre evoluir com o foco na rentabilidade final da empresa.

A ideia principal é ter como referência outros departamentos de RH, mas é bom tomar cuidado: alguns setores de RH em diferentes empresas possuem objetivos distintos dependendo de cada situação.

Use essa tática para se basear, mas nunca determinar exatamente qual será seu orçamento. Isso é uma decisão estratégica que deve ser tomada com base nesse e em outros vários parâmetros.

Conclusão

Vimos que o controle de despesas e custos do RH pode ser bastante confuso e complicado em algumas questões e que não podemos, de forma alguma, ignorar alguns pontos cruciais nessa administração como a folha de pagamento dos funcionários, os benefícios e os demais rendimentos dos colaboradores.

Assim, para que haja um controle rígido desses gastos, existem hoje ferramentas disponíveis no mercado que podem resolver completamente esses problemas.

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