Quem já criou algum trabalho, planilha ou relatório no Excel sabe que existem algumas dificuldades. Quanto existe muita informação para ser transmitida, é difícil colocá-las no programa de uma forma simples e coerente. Uma solução é criar várias abas em um único relatório, para tentar fazer as informações ficarem mais fáceis de compreender. Porém, isso não é necessariamente uma boa ideia. Confira neste artigo o porquê.

Deixando a planilha mais lenta

O principal motivo pelo qual criar várias abas não é uma boa ideia é porque a planilha fica mais lenta. Isso é bem simples e óbvio, quanto mais abas, mais complexa e pesada fica a planilha.

Essa prática traz inúmeras consequências chatíssimas durante o trabalho. Primeiramente, com uma planilha muito pesada, cada ação pode levar o que parece uma eternidade. Qualquer mudança ou alteração pode levar muito mais tempo do que normalmente, o que torna todo o trabalho um processo mais estressante.

No momento de salvar, o processo pode ser pior ainda. Com uma planilha grande isso pode levar muito mais tempo, além de demandar mais espaço no HD do computador.

Além dos problemas das planilhas lentas, pesadas e que travam, uma quantidade muito grande de abas pode atrapalhar, até mesmo, o uso da planilha.

Por exemplo, se esta planilha for apresentada como um relatório, em alguma reunião ou para alguém ler, a quantidade enorme de abas pode dificultar o entendimento. Imagine você em pé, apresentando um relatório com uma quantidade enorme de abas. É muito fácil esquecer o que serve cada uma delas, ou deixar de mostrar uma, ou mesmo a ligação entre uma e outra aba.

Se o relatório for lido sem a sua presença então, fica ainda mais difícil para quem está lendo decifrar o significado.

Combina-se a isso a lentidão e, tanto você quanto quem estiver lendo, não irá ter paciência para acompanhar a sua planilha.

Porém, existem algumas dicas que podem ajudar a minimizar o número de abas.

Como minimizar o número de abas?

Muitas vezes, não existe como minimizar o número de dados. As informações que precisam ser apresentadas são aquelas e não tem como mudar. Isso irá afetar a planilha que pode precisar de mais abas e, naturalmente, ficar mais lenta.

Mas, sempre que for possível é uma boa ideia buscar minimizar o número de informações. Por exemplo, você pode buscar funções escondidas e tentar compactar imagens, se elas forem necessárias para o relatório.

Esse último recurso, em especial, é bem complexo. As imagens podem ajudar bastante resumindo os dados, mas, se forem muito grandes, podem deixar a planilha mais lenta.

Outra boa ideia é usar uma tabela dinâmica. Esse recurso permite ao usuário alternar as colunas e linhas em tempo real, com apenas alguns cliques. Isso significa mais versatilidade no momento de compartilhar os dados, resultando em planilhas menores e mais eficientes.

Com essas dicas, você pode ter planilhas menores e evitar os chatíssimos problemas de lentidão. Outra solução é contar com o apoio de profissionais para a elaboração de planilhas e relatórios. Se cadastre no nosso e-mail para conhecer os cursos disponíveis e como adquirir planilhas profissionais.